案内状・挨拶状の印刷・作成サービス【シンシアリー】挨拶状の贈り方「心づかい」

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上質で高級感ある紙と美しくデザインされた文章でつくるワンランク上の案内状・挨拶状印刷サービス

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誠に勝手ながら、8月10日(土)から8月18日(日)まで夏季休業をいただきます。詳細に関しては「夏季休業のご案内」をご確認くださいませ。
8月9日までの発送の<ご注文>受付は8月1日までです。(夏季休業のご案内。期間中はご不便ご迷惑をお掛けいたしますが、何卒ご了承いただけますようお願い申し上げます。

挨拶状の贈り方

目次

  1. 1. ちょっとした心づかいで
      ワンランク上の挨拶状・案内状に
  2. 2. 挨拶状の「きほんのき」
  3. 3. これだけは守りたい挨拶状のマナー

ちょっとした心づかいでワンランク上の挨拶状に

ワンランク上の挨拶状を作成するポイント

ワンランク上の挨拶状・案内状を作成するために、次の2つのことを意識するとよいでしょう

1つ目は、「全体のバランスを考えること」です。

挨拶状・案内状は、封筒・便せん・文章などの要素が一体となって相手に想いを伝えるものです。文章だけで個性を発揮しようと力が入りすぎるとアンバランスな印象になってしまいます。それよりもむしろ、封筒や便せんを上質なものにする、宛名を正しく書く、封かんをきちんとするなど、一つひとつの過程を丁寧に積み上げていくことで、相手に対する想いを表現するのが理想です。

2つ目は、「用途をよく理解すること」です。

一言で、挨拶状・案内状といっても、個人名で出すもの、会社名で出すものでは基本的な性格が異なります。個人名で出すものであれば親近感を出す工夫も必要ですが、会社名で出すものは儀礼的な内容だけで十分です。
このへんを勘違いすると、個人名で出しているのに機械的なものになってしまったり、会社名で出しているのに馴れ馴れしいものになってしまいます。

公の場にふさわしい封筒・便せん

世の中には、たくさんの種類の封筒や便せんがありますが、そのすべてが挨拶状・案内状に使えるわけではありません。
便せんでは、ヨコに罫線が入ったもの、派手で目立つデザインのものは、挨拶状・案内状にはふさわしくありません。
挨拶状・案内状に使用できる便せんは、「白を基調にした無地またはタテ罫線」だけです。

また、封筒は、事務的な手紙用の茶封筒や著しくデザインがされたものは用いることができません。挨拶状・案内状で使えるのは、「白を基調とした和封筒または洋封筒」のみです。

このような決まりがあるのは、挨拶状や案内状が「公の手紙」だからです。シンシアリーでは、公の場にふさわしいフォーマルな封筒と便せんをセレクトしておりますので、安心してご利用いただけます。

会社の挨拶状はダブルチェックで

会社名で出す挨拶状・案内状は、「公の意味合いが特に強いため」儀礼的な書式に沿って作成します。
文章作成時に自分らしさを表現する必要はまったくありません。懇意にしている方に対しても、儀礼的な書式に沿ったものを送りしましょう。

転勤届けなども同様です。送付人は個人名ですが、私人ではなく会社に所属した人間として送付するわけですから、会社から出すものと同等の形式と格式を意識する必要があります。

会社名で出す挨拶状・案内状で大切なことは、相手に対して失礼なことがないかを徹底的にチェックすることです。
特に、社名・お名前・役職は、間違いが許されない要素です。複数人体制のダブルチェックを行いましょう。
ほんのちょっとしたミスで、「この会社は常識がないな……」と判断されてしまいます。

個人の挨拶状では近況をさりげなく添える

個人名で出す挨拶状・案内状は、事実だけを書いてしまうと事務的な印象になります。だからといって、新しい環境や心情を膨らませすぎると、自分のことを一方的に相手に押しつける印象になってしまいます。文中にさりげなく、近況報告や心境を添えることでバランスのよい挨拶状となります。
たとえば、引っ越しの挨拶状では、転居先の住所だけでなく周囲の環境を紹介すると、相手の中でイメージが広がりやすくなります。

また、最後に「お近くにお越しの際は遊びに来てください」とだけ書いても決まり文句の雰囲気になってしまうため、「近隣には○○○○○などの名所もありますので、お時間が許せばぜひご案内させていただければと存じます」と書き添えることで、「ぜひ遊びにきてください」という想いを表現する文章となります。

転職・退職の挨拶状では、今後の予定に加えて、前向きな姿勢やこれからも相手との縁を大切にしていきたいといった気持ちを表現するのがポイントです。

開業の挨拶状では、開業に至った経緯やどのような点に力を入れていきたいかなどを加えると相手が来店したり、仕事を依頼しやすくなります。

「Sincerely」の文例を参考にして、ぜひ自分らしい挨拶状を作成してみてください。

自筆メッセージを沿える時は筆記具にこだわる

印刷した挨拶状・案内状の片隅に自筆でメッセージを添えたいという方も中にはいらっしゃるかもしれません。
この時の注意点は、挨拶状・案内状にふさわしい筆記用具を選ぶことです。「万年筆」と「毛筆(黒)」が公の場にふさわしい筆記用具になります。

「ボールペンでもいいのでは?」というご意見もありそうですが、ボールペンは事務的な印象が出るため、挨拶状・案内状では避けるのが無難です。
また、鉛筆やシャーペンは、もともと下書きに使われていたものなので失礼にあたります。
万年筆のインクはブラック、ブルーブラック共に挨拶状・案内状に使うことができます。毛筆は、薄墨は弔事の手紙で用いるものですので濃い墨のものだけが使用できます。

挨拶状・案内状では、あくまでも文書が主役ですので、メッセージは端的に短くまとめましょう。

2. 挨拶状の「きほんのき」